Cách quản lý công việc hiệu quả bắt đầu từ việc đối chiếu với KPI

Bạn có bao giờ kết thúc một tuần làm việc với cảm giác “mệt rã rời nhưng chẳng biết mình đã làm được gì chưa”? Hoặc danh sách công việc thì ngày càng dài ra, nhưng sếp vẫn bảo “chưa đúng trọng tâm”? Nếu bạn gật đầu với những câu hỏi này, bạn không đơn độc. Đây là tình trạng phổ biến mà nhiều người gặp phải trong môi trường làm việc hiện đại. Điều đó rất có thể là vì bạn đang làm việc chăm chỉ, nhưng không đúng hướng. Vậy bạn nên áp dụng cách quản lý công việc hiệu quả nào?

Việc bị cuốn vào guồng quay của công việc mà thiếu đi định hướng rõ ràng là điều khó tránh khỏi. Chúng ta dễ dàng sa đà vào những đầu việc nhỏ nhặt, khẩn cấp nhưng ít giá trị, bỏ qua những nhiệm vụ quan trọng thực sự mang lại tác động lớn. Kết quả là, dù chúng ta dành hàng giờ đồng hồ để làm việc, hiệu quả làm việc tổng thể lại không được cải thiện đáng kể, dẫn đến sự thất vọng, mệt mỏi và cảm giác thiếu động lực.

Đây không phải là vấn đề cá nhân, nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của cả đội nhóm và tổ chức. Khi từng cá nhân không tối ưu hóa được công việc của mình theo mục tiêu chung, toàn bộ cỗ máy sẽ vận hành kém hiệu quả. Vậy làm thế nào để thoát khỏi vòng luẩn quẩn này và thực sự làm việc một cách thông minh hơn, hiệu quả hơn? Câu trả lời nằm ở việc thay đổi tư duy quản lý công việc, từ chỗ chỉ tập trung vào “làm” sang “làm đúng” và “làm có mục đích”. Cùng SKALE tìm hiểu nhé!

Cách quản lý hiệu quả công việc: Đừng làm nhiều, hãy làm đúng!

Ngày nay, hiệu quả công việc không còn được đánh giá dựa trên số lượng công việc bạn hoàn thành hay thời gian bạn dành cho chúng. Thay vào đó, nó được đo lường bằng mức độ đóng góp của bạn vào các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Đây chính là lúc khái niệm KPI (Key Performance Indicators – các chỉ số đo lường hiệu quả chính) trở nên cực kỳ quan trọng.

KPI là những thước đo định lượng giúp phản ánh mức độ thành công của một cá nhân, đội nhóm hoặc toàn bộ tổ chức trong việc đạt được các mục tiêu cụ thể. Mỗi vị trí trong doanh nghiệp đều được giao những KPI nhất định, từ đó tạo ra một hệ thống liên kết chặt chẽ giữa công việc hàng ngày và chiến lược tổng thể.

Nếu bạn không đối chiếu công việc của mình với KPI thường xuyên, bạn sẽ dễ dàng rơi vào những cái bẫy sau:

• Sa đà vào việc vụn vặt, “có làm” nhưng không “có ích”: Bạn có thể dành hàng giờ để trả lời email, sắp xếp tài liệu hay tham gia các cuộc họp liên phòng ban, nhưng cuối cùng lại nhận ra những công việc này không hề tạo ra giá trị đáng kể cho KPI của bạn. Đây là hiện tượng “bận rộn giả tạo” khiến bạn luôn trong trạng thái làm việc nhưng không hề tiến gần hơn đến mục tiêu.
• Mất phương hướng trong ma trận task: Khi danh sách công việc của bạn ngày càng dài ra mà thiếu đi sự ưu tiên rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng bị choáng ngợp và không biết nên bắt đầu từ đâu. Mọi thứ đều có vẻ quan trọng, nhưng thực chất chỉ một vài đầu việc mới thực sự tạo ra tác động lớn.
• Cảm thấy bận rộn nhưng kết quả lại không rõ ràng: Tình trạng này dẫn đến sự thiếu động lực và cảm giác công sức bỏ ra không được đền đáp xứng đáng. Bạn cảm thấy mình đã làm việc rất nhiều, nhưng khi nhìn lại, không có bằng chứng cụ thể nào về sự đóng góp của bạn vào mục tiêu chung.

Theo khảo sát 10.0000 nhân viên văn phòng của Asana, họ tiêu tốn đến 60% thời gian làm việc của họ dành cho “work about work”. Đó là những công việc liên quan đến việc sắp xếp, tổ chức mà không trực tiếp tạo ra giá trị như theo dõi cập nhập, tham dự cuộc họp không cần thiết,… Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc chọn cách quản lý công việc hiệu quả một cách chiến lược, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực vào những đầu việc không giá trị.

Bước đầu tiên để quản lý công việc hiệu quả: Đối chiếu với KPI

Để thực sự làm chủ công việc của mình, bạn cần thay đổi cách tiếp cận. Trước khi lên kế hoạch làm việc, hãy tự đặt ra những câu hỏi cốt lõi: “Đầu việc này đang phục vụ KPI nào của tôi? Nó có ảnh hưởng gì đến mục tiêu chung của team hay công ty không?”

Đây là bước đi quan trọng nhất để chuyển từ việc làm việc “phản ứng” sang làm việc “chủ động” và “có định hướng”. Khi bạn liên tục gắn kết các nhiệm vụ hàng ngày với các chỉ số hiệu quả làm việc then chốt, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về bức tranh tổng thể và đưa ra quyết định ưu tiên một cách thông minh.

Ví dụ trong lĩnh vực sales, KPI của bạn là: Tăng doanh số bán hàng quý lên 20% và duy trì tỷ lệ khách hàng quay lại 80%.

• Việc đúng hướng: Gọi điện cho khách hàng tiềm năng, lên lịch và thực hiện các buổi demo sản phẩm, đàm phán hợp đồng, xây dựng mối quan hệ với khách hàng hiện tại để tăng cơ hội bán chéo (cross-sell) hoặc bán thêm (up-sell), hoặc phân tích dữ liệu bán hàng để tìm kiếm cơ hội mới.
• Việc “lệch hướng”: Dành quá nhiều thời gian tham gia vào các cuộc thảo luận nội bộ không liên quan đến công việc chính, hay dành quá nhiều thời gian cho các công việc hành chính mà có thể được tự động hóa hoặc ủy quyền. Thậm chí, có những công việc do chính cấp trên giao nhưng lại “chệch khỏi đường ray”, khiến nhân viên mất động lực.

Cách quản lý công việc hiệu quả mấu chốt ở việc xác định rõ ràng mối liên hệ giữa công việc hàng ngày và KPI, giúp chủ động hơn trong việc phân bổ thời gian và năng lượng. Nó giúp bạn ưu tiên những gì thực sự quan trọng và biết cách từ chối hoặc ủy quyền những nhiệm vụ không mang lại giá trị tương xứng.

Cách để đối chiếu công việc với KPI một cách đơn giản

Để biến việc đối chiếu công việc với KPI thành một thói quen hiệu quả, bạn có thể áp dụng một số phương pháp đơn giản nhưng mạnh mẽ sau:

1. Gắn KPI vào to-do list

Đây là một cách trực quan và hiệu quả để luôn giữ KPI trong tâm trí khi bạn lên kế hoạch công việc. Khi bạn tạo một danh sách công việc (to-do list) cho ngày, tuần hoặc tháng, hãy bổ sung thêm một cột hoặc ghi chú nhỏ bên cạnh mỗi nhiệm vụ, chỉ rõ KPI mà nhiệm vụ đó hướng tới. Ví dụ về cách quản lý công việc hiệu quả với KPI như sau:

Việc này giúp bạn hình dung rõ ràng mục đích của từng nhiệm vụ và đánh giá mức độ ưu tiên của chúng. Khi nhìn vào to-do list, bạn sẽ ngay lập tức nhận ra nhiệm vụ nào đang đóng góp trực tiếp vào mục tiêu lớn và nhiệm vụ nào không.

2. Chia nhóm công việc theo mức độ ảnh hưởng

Tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ rất khác biệt. Một số nhiệm vụ có tác động trực tiếp và lớn đến KPI, trong khi những nhiệm vụ khác chỉ mang tính hỗ trợ hoặc thậm chí không liên quan. Một cách quản lý công việc hiệu quả chính là phân loại chúng.

Bạn có thể sử dụng các mô hình quản lý thời gian và ưu tiên phổ biến như ma trận Eisenhower (Urgent/Important) hoặc bảng phân loại đơn giản hơn:

• Việc liên quan trực tiếp đến KPI (Quan trọng và Khẩn cấp/Không khẩn cấp): Đây là những nhiệm vụ bạn cần ưu tiên hàng đầu. Chúng trực tiếp đóng góp vào việc đạt được các chỉ số hiệu quả làm việc chính của bạn. Ví dụ: Gọi điện cho khách hàng mục tiêu, hoàn thành dự án trọng điểm, phân tích dữ liệu hiệu quả làm việc.
• Việc hỗ trợ gián tiếp (Quan trọng nhưng ít khẩn cấp/Có thể ủy quyền): Những nhiệm vụ này không trực tiếp tạo ra kết quả KPI nhưng cần thiết để các công việc trực tiếp được thực hiện trôi chảy. Ví dụ: Sắp xếp lại hệ thống lưu trữ tài liệu, tham gia các buổi đào tạo nội bộ để nâng cao kỹ năng, nghiên cứu thị trường để chuẩn bị cho chiến lược mới. Cố gắng tối ưu hóa thời gian cho nhóm việc này hoặc xem xét khả năng ủy quyền.
• Việc không ảnh hưởng (Nên giảm/từ chối/ủy quyền): Đây là những nhiệm vụ có thể chiếm thời gian của bạn nhưng ít hoặc không có tác động đến KPI. Ví dụ: Tham gia các cuộc họp không cần thiết, trả lời các email không liên quan, thực hiện các công việc hành chính lặp đi lặp lại có thể tự động hóa. Học cách nói “không” hoặc tìm cách tự động hóa/ủy quyền các công việc này.

Theo nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20), 80% kết quả của bạn đến từ 20% nỗ lực của bạn. Áp dụng cách quản lý công việc hiệu quả này có nghĩa là bạn cần xác định 20% công việc quan trọng nhất, có ảnh hưởng lớn nhất đến KPI của bạn và tập trung năng lượng vào đó.

3. Dành thời gian review định kỳ

Việc quản lý công việc không phải là một hoạt động diễn ra một lần rồi thôi, mà là một quá trình liên tục. Để đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng và tối ưu hóa hiệu quả làm việc, việc review định kỳ là cực kỳ quan trọng.

Cuối mỗi ngày/Tuần: Dành 15-30 phút cuối ngày hoặc cuối tuần để xem lại các đầu việc bạn đã hoàn thành. Tự hỏi:

• Có bao nhiêu việc thực sự phục vụ KPI của tôi?
• Có task nào mất nhiều thời gian nhưng “không ra kết quả” hoặc không có tác động đáng kể đến KPI không?
• Có thể rút gọn, cải tiến, hoặc từ chối đầu việc nào trong tương lai?
• Bạn đã phân bổ thời gian làm việc như thế nào? Có sự mất cân bằng giữa các loại nhiệm vụ không?
• Có bất kỳ rào cản nào đã ngăn cản bạn đạt được mục tiêu KPI không?

Cuối mỗi tháng/Quý: Tiến hành đánh giá sâu hơn về hiệu quả làm việc tổng thể của bạn liên quan đến KPI.

• So sánh kết quả thực tế đã làm với KPI đề ra.
• Xác định những điểm mạnh và điểm yếu.
• Cải tiến và thay đổi cách quản lý công việc hiệu quả nếu cần thiết.

Việc review định kỳ giúp bạn đánh giá được hiệu quả làm việc và rút kinh nghiệm, từ đó đưa ra những điều chỉnh kịp thời để nâng cao hiệu quả làm việc trong tương lai. Nó cũng giúp bạn nhận diện những “kẻ đánh cắp thời gian” tiềm ẩn và loại bỏ chúng khỏi lịch trình của mình.

Cảnh báo: “Lệch KPI” lâu ngày sẽ thành… vô hình trong team

Khi bạn không tạo ra kết quả liên quan đến mục tiêu chung của tổ chức, dù có siêng năng đến đâu, bạn cũng rất dễ bị đánh giá là “thiếu hiệu quả”. Đây là một thực tế phũ phàng nhưng cần được nhận diện. Trong môi trường doanh nghiệp, giá trị của bạn được đo lường bằng kết quả bạn mang lại, đặc biệt là kết quả đóng góp vào các chỉ số hiệu quả làm việc then chốt.

Hãy tưởng tượng một người chạy marathon. Anh ấy có thể chạy rất nhanh, rất nhiệt tình trong suốt cuộc đua. Nhưng nếu anh ấy chạy lệch khỏi đường đua chính thức và không về đích, mọi nỗ lực của anh ấy đều trở nên vô nghĩa. Tương tự, trong công việc, nếu bạn liên tục làm việc cật lực nhưng lại không tạo ra kết quả đúng trọng tâm KPI, bạn sẽ dần trở nên “vô hình” trong mắt quản lý và đồng nghiệp. Công sức của bạn không được ghi nhận, thậm chí có thể bị coi là lãng phí tài nguyên.

Ngược lại, người biết làm ít mà đúng chỗ, sẽ luôn được ghi nhận là “biết ưu tiên, biết chiến lược”. Họ có thể không phải là người làm việc 12 tiếng mỗi ngày, nhưng họ biết cách quản lý công việc hiệu quả, xác định những nhiệm vụ mang lại giá trị cao nhất, tập trung vào đó và tạo ra tác động đáng kể đến KPI. Chính những người này mới là người được đánh giá cao, được trao cơ hội thăng tiến và đóng góp vào sự phát triển của tổ chức.

Học cách nói không và tập trung cải tiến công việc bám sát KPI

Cách quản lý công việc hiệu quả này không quy định bạn chỉ nên làm những gì trực tiếp liên quan đến KPI và bỏ qua mọi thứ khác. Mà là bạn cần có sự cân bằng và nhận thức rõ ràng về mức độ ưu tiên. Một người quản lý hiệu quả sẽ luôn tìm cách tối ưu hóa thời gian và nỗ lực để đạt được kết quả tối đa, đồng thời vẫn đảm bảo các hoạt động hỗ trợ được thực hiện một cách hiệu quả.

Thậm chí, việc liên tục “lệch KPI” có thể dẫn đến những hệ quả nghiêm trọng hơn:

• Thiếu sự công nhận: Nỗ lực của bạn không được nhìn nhận, dẫn đến cảm giác chán nản và mất động lực.
• Bỏ lỡ cơ hội phát triển: Khi bạn không thể chứng minh được đóng góp của mình, bạn sẽ ít có khả năng được giao phó các dự án quan trọng hơn hoặc được thăng tiến.
• Ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc đội nhóm: Nếu nhiều thành viên trong đội đều “lệch KPI”, tổng thể hiệu quả làm việc của đội sẽ giảm sút, ảnh hưởng đến mục tiêu chung của công ty.

Do đó, việc hiểu rõ KPI, đối chiếu công việc với chúng và liên tục điều chỉnh là chìa khóa để không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc cá nhân mà còn khẳng định giá trị của bạn trong tổ chức.

Lời khuyên cho bạn và tổ chức của bạn

Cách quản lý công việc hiệu quả không chỉ là sắp xếp cho gọn, làm cho nhanh. Mà là làm những việc đúng, được gắn với mục tiêu lớn của tổ chức. Đó là một sự dịch chuyển tư duy từ “làm việc vì công việc” sang “làm việc vì kết quả và mục tiêu”. Khi bạn liên tục đối chiếu công việc của mình với các chỉ số hiệu quả làm việc chính (KPI), bạn sẽ không còn cảm giác bận vô nghĩa nữa, mà thay vào đó là bận có trọng điểm và có kết quả.

Bạn sẽ nhận ra rằng mỗi email bạn gửi, mỗi cuộc gọi bạn thực hiện, mỗi báo cáo bạn hoàn thành đều là một phần nhỏ nhưng quan trọng trong bức tranh lớn của công ty. Điều này không chỉ mang lại sự hài lòng cá nhân mà còn giúp bạn đóng góp một cách có ý nghĩa vào sự thành công chung.

Tuy nhiên, việc áp dụng triệt để phương pháp này trong thực tế có thể gặp không ít thách thức. Làm sao để một nhân viên luôn ghi nhớ và đối chiếu hàng ngày với KPI khi có quá nhiều đầu việc phát sinh? Làm sao để đảm bảo KPI cá nhân luôn đồng bộ với mục tiêu chung của đội nhóm và toàn tổ chức?

Hay với cấp quản lý, việc theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc của hàng chục, hàng trăm nhân viên dựa trên các KPI khác nhau có thể trở nên quá tải, dễ dẫn đến sai sót và thiếu khách quan, gây ra tiêu cực từ ý kiến của nhân viên được đánh giá. Việc tìm ra điểm cần cải thiện hay cần phát huy của từng nhân viên, hoặc theo dõi có hệ thống trên diện rộng mà chỉ dựa vào các công cụ thủ công hay bảng tính Excel là gần như bất khả thi.

Nguyên nhân nhân viên không cảm thấy gắn kết với công việc một phần lớn do thiếu sự rõ ràng về kỳ vọng và mối liên hệ giữa công việc của họ với mục tiêu lớn hơn của tổ chức. Điều này càng củng cố tầm quan trọng của việc có một hệ thống quản lý hiệu quả làm việc rõ ràng và minh bạch.

Vì vây, cách quản lý công việc hiệu quả, bám sát KPI phải được chủ động triển khai từ cả 2 phía. Doanh nghiệp phải phân tầng mục tiêu, cho nhân viên KPI hợp lý và gắn liền với mục tiêu của tổ chức. Phía nhân viên triển khai công việc bám sát KPI này.

Đây chính là lúc các giải pháp công nghệ đo lường hiệu quả làm việc minh bạch và tư vấn KPI phù hợp hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả. Và SKALE Performance là một cái nền tảng thật sự hữu hiệu và nổi bật  tại Việt Nam.

Hiểu rõ những trăn trở của doanh nghiệp và cá nhân trong việc quản lý hiệu quả làm việc, SKALE đã phát triển SKALE Performance – giải pháp quản lý hiệu quả làm việc linh hoạt, kết hợp chặt chẽ giữa công nghệ hiện đại và kho dữ liệu khổng lồ. SKALE Performance không chỉ là một công cụ, mà là một đối tác chiến lược giúp doanh nghiệp tuyển dụng và phát triển nhân tài phù hợp văn hóa, đồng thời nâng cao hiệu quả làm việc toàn tổ chức một cách bền vững.

Vậy SKALE Performance giải quyết những vấn đề bạn vừa gặp phải như thế nào?

• Gắn kết công việc với mục tiêu chung một cách dễ dàng và chính xác: SKALE Performance được tích hợp tính năng hỗ trợ thiết lập KPI bằng AI, giúp bạn và quản lý dễ dàng xây dựng KPI phù hợp cho từng vị trí. Điều này giúp bạn và quản lý dễ dàng chọn lọc, thiết lập mục tiêu phù hợp và KPI chính xác cho từng từng cá nhân, đảm bảo mọi công việc đều hướng về mục tiêu chung và tuân thủ nguyên tắc SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Bạn sẽ không còn băn khoăn “đầu việc này phục vụ KPI nào?”, bởi vì hệ thống sẽ giúp bạn gắn kết rõ ràng ngay từ đầu.
• Tối ưu hóa quản lý mục tiêu và công việc cho mọi cấp độ: SKALE Performance giúp tạo mục tiêu từ bộ thư viện phong phú, tùy chỉnh mục tiêu cho từng kỳ đo lường, giúp bạn luôn biết rõ mong đợi và phân bổ nguồn lực hợp lý. Hệ thống cho phép tổ chức tạo, phân bổ, chỉnh sửa, duyệt mục tiêu cho nhân viên một cách minh bạch và tập trung. Qua đó, giảm tải gánh nặng quản lý, đảm bảo mọi người trong team đều “đi cùng một hướng”, tránh tình trạng “lệch KPI” dẫn đến vô hình trong team.

• Theo dõi hiệu quả làm việc theo thời gian thực và đưa ra quyết định nhanh chóng: SKALE Performance ghi nhận dữ liệu theo thời gian thực. Điều này đồng nghĩa với việc bạn và quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, hiệu quả làm việc KPI cá nhân và đội nhóm bất cứ lúc nào. Từ đó, tìm ra điểm cần cải thiện hay cần phát huy hiệu quả làm việc của nhân viên một cách kịp thời, đưa ra phản hồi chính xác và điều chỉnh nhanh chóng để nâng cao hiệu quả. Các báo cáo đa dạng, minh bạch và đa chiều sẽ cung cấp cái nhìn thực tế về hiện trạng tổ chức, hỗ trợ các quyết định chiến lược hiệu quả.
• Đồng hành và trao quyền tự chủ cho doanh nghiệp: SKALE không chỉ cung cấp công nghệ. Đội ngũ chuyên gia tận tâm của SKALE, cùng mạng lưới chuyên gia là các Giám đốc nhân sự từ những doanh nghiệp đầu ngành với nhiều năm kinh nghiệm thực tiễn, sẽ đồng hành và hướng dẫn chi tiết từng bước. Mục tiêu là đảm bảo doanh nghiệp có thể tự chủ động triển khai và gia tăng hiệu quả quản lý hiệu quả làm việc một cách bền vững, không phụ thuộc vào bên ngoài.
• Dễ dàng tích hợp và triển khai nhanh chóng: SKALE Performance được thiết kế để dễ dàng kết nối và tích hợp các kết quả thực hiện từ những hệ thống khác về một dashboard tập trung, giúp bạn có cái nhìn tổng thể về hiệu quả làm việc mà không cần phải chuyển đổi giữa nhiều nền tảng. Nhờ đó, đảm bảo việc triển khai nhanh chóng và giảm thiểu gián đoạn cho hoạt động của doanh nghiệp.

Với SKALE Performance, cách quản lý công việc hiệu quả, gắn liền với KPI và mục tiêu tổ chức sẽ được triển khai đúng cách và nhanh chóng. Hãy để SKALE Performance giúp bạn và doanh nghiệp biến những nỗ lực cá nhân thành những thành công chung, nâng tầm hiệu quả làm việc và thúc đẩy tăng trưởng dài hạn!

>>> Tìm hiểu sâu về SKALE Performance tại đây